Mes événements

En tant qu’animateur.rice bénévole, je peux animer l’atelier bénévolement dans les cadres suivants :

• Mes proches : gratuitement

• Grand public : 10€ par participant.e (payé par le participant sur la plateforme)

• Mon entreprise : 12€ par participant.e (payé par l’entreprise sur facture)

• L’association dans laquelle je suis bénévole : gratuitement

• L’association dans laquelle je suis salarié : 12€ par participant.e (payé par l’association sur facture)

• Mon établissement d’enseignement supérieur : gratuitement

Pour créer un évènement, vous devez aller sur la page Mes évènements et cliquer sur le bouton Créer un évènement

Vous devez renseigner les informations demandées puis Soumettre votre proposition

• le type de l’atelier* (attention : l’animation gratuite est réservée aux ateliers dans un cadre personnel !)

• le format : distanciel ou non*

• la visibilité* : public ou privé. L’option privé vous permet de créer un atelier accessible uniquement par un lien privé si vous animez dans un cadre spécifique et que vous ne souhaitez pas que l’atelier soit visible de toutes et tous. Voir la section “Partage d’un évènement privé” pour plus d’infos sur la partage du lien

• le titre*

• la description*

• la date*

• le nombre de participant.es maximal (14 personnes maximum recommandées)*

• l’adresse si l’atelier a lieu en présentiel*

• le lien vers la visioconférence si l’atelier a lieu en ligne

• le lien vers le mural si l’atelier a lieu en ligne

* obligatoires

Il est possible de modifier l’animateur·rice d’un événement après l’avoir créé. Par exemple si vous n’êtes finalement plus disponible pour animer, et vous êtes mis d’accord avec un·e autre anim pour reprendre l’animation.

Pour cela, allez sur la plateforme, connectez vous, allez sur votre événement et cliquez sur “modifier mon événement”

Il est possible d’ajouter un•e co-anim au moment de la création d’un événement et également d’en ajouter une fois l’événement créé (avant sa clôture).

Pour cela, allez sur la plateforme, connectez vous, allez sur votre événement et cliquez sur “modifier mon événement”

Il est possible d’ajouter un•e participant·e une fois l’événement créé (avant sa clôture).

Pour cela, allez sur la plateforme, connectez vous, allez sur votre événement et cliquez sur “ajouter des participant·es”

Ensuite, il faudra indiquer son mail et ses nom et prénom puis soumettre.

Il est possible désinscrire un•e participant·e à un événement.

Pour cela, allez sur la plateforme, connectez vous, allez sur votre événement et cliquez sur la personne dans la liste des participant·es.

Ensuite, il faudra valider.

Puis choisir ou non le remboursement. Si l’annulation est demandée moins de 72h avant l’évènement, il n’est pas remboursable.

Si vous n’avez pas renseigné certains champs lors de la création de l’atelier (liens de la visioconférence et du mural), vous recevrez un mail 2 jours avant l’atelier qui vous rappellera de les remplir. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Renseigner les liens nécessaires puis les renseigner.

Les participant.es recevront un mail de rappel informatif la veille de l’atelier. Vous serez en copie de ce mail.

Tant qu’il n’y a pas de participant.es, vous pouvez annuler l’atelier.

Vous pouvez aussi envoyer un mail aux participant.es quand vous le souhaitez pour apporter des précisions ou prévenir d’un éventuel changement de dernière minute.

Lorsque vous créez un évènement privé, celui-ci n’est accessible que par les personnes disposant du lien. Pour obtenir le lien:

1. Rendez-vous sur l’onglet “Ateliers” ou “Formations” selon le type d’évènement que vous animez

2. Cliquez sur l’atelier que vous venez de créer dans la liste/le calendrier “Mes ateliers” ou “Mes formations”

3. Copier l’adresse de l’URL

4. Partagez-là aux personnes concernées pour qu’elles puissent s’inscrire

Attention ! Le lien copié depuis l’onglet “Mes évènements n’est pas accessible par les personnes n’ayant pas de compte”, ne pas transmettre ce lien !

Il est possible d’annuler un événement sur la plateforme si :

• vous avez un empêchement et ne pouvez plus annuler

• il n’y a pas assez de participant.e.s (moins de quatre)

Dans le cas où vous avez un empêchement, commencez par faire appel à la communauté sur Discord pour essayer de trouver un.e remplaçant.e

Dans le cas d’un manque de participant.e.s, vous devez annuler l’atelier au moins l’avant veille.

Pour annuler, utilisez le bouton “annuler cet atelier”

Vous pouvez alors personnaliser le message d’annulation aux participant.e.s pour leur expliquer les raisons de l’annulation de l’atelier.

Suite à cela, les participant.e.s seront remboursés, et devront se ré-inscrire pour participer à un nouvel atelier.

Une fois l’évènement passé, vous devez le clôturer pour que les participant.es puissent recevoir le mail de post-évènement. Pour ce faire, vous devez décocher la case “a suivi l’évènement” des participant.es n’ayant pas assisté à l’évènement puis cliquer sur le bouton “Clôturer l’évènement”

/!\ La clôture de l’événement procède automatiquement à l’envoi du mail post-atelier, il faut donc l’avoir modifié avant si vous le souhaitez (dans modifier mon événement).

Si vous n’avez pas créé votre événement sur la plateforme avant de l’animer, vous pouvez le créer a postériori, en indiquant la date à laquelle l’événement a eu lieu.

Pour cela, créez l’événement avec sa date (dans le passé). Il doit être gratuit.

3 options :

1. vous avez les adresses mails des participant·e·s et souhaitez leur envoyer le mail post-atelier —> vous pouvez les ajouter, modifier le mail post-atelier et clôturer l’événement, ce qui enverra automatiquement le mail post-atelier.

2. vous avez les adresses mails des participant·e·s et ne souhaitez pas leur envoyer le mail post-atelier car vous l’avez déjà fait par ailleurs —> définissez le nombre de participants max à l’atelier comme le nombre de participant·e·s réels qu’il y a eu à l’atelier. C’est ce nombre qui sera pris en compte dans le compteur. N’entrez pas les adresses mail, et clôturez l’atelier.

3. Vous n’avez pas les mails des participant·e·s —> définissez le nombre de participants max à l’atelier comme le nombre de participant·e·s réels qu’il y a eu à l’atelier. C’est ce nombre qui sera pris en compte dans le compteur.

1. Se rendre sur son profil et cliquer sur le bouton “I want to facilitate or train in another language”
   
   Si vous souhaitez proposer des événements dans d’autres langues que le Français, c’est possible ! Il vous faut cependant suivre quelques étapes vous permettant de proposer l’événement souhaité :
   
   
   

2. Vérifiez dans la liste si la langue et le format souhaités existent déjà :
   
   

   1. Si oui, sélectionnez-le et soumettez le formulaire. Au bout de trois minutes, vous aurez accès au statut souhaité et pourrez organiser des événements dans cette langue

   2. Si non, vous pouvez vous atteler à la traduction du contenu pour le format et la langue souhaités. Les éléments à traduire sont disponibles sur ce fichier. Une fois les étapes réalisées, vous pouvez contacter l'équipe permanente sur Discord pour qu’elle ajoute ce nouveau format sur la plateforme.

3. Ce nouveau statut vous donne accès à différents nouveaux éléments :
   
   

   1. Dans l’onglet Ressources : L’espace ressources associé au statut demandé

   2. Dans l’onglet Boutique : Les produits associés (par ex le kit d’animation traduit dans la langue en question)

   3. Lors de la création d’un atelier : un nouveau format à animer avec les éléments associés dans la bonne langue (questionnaire de satisfaction, mail pré/post-atelier, mémo, document de synthèse)

💡 Par défaut, pour les événements non francophones, l’affichage sur la plateforme ainsi que toutes les communications se feront en anglais ! Seuls les mails pré/post-événement, le formulaire de satisfaction et le document de synthèse seront dans la langue choisie.